Maatschappelijke zetel opzeggen bij Staete Vrijdaggevoel: zo werkt het

Een onderneming evolueert, en soms betekent dat ook afscheid nemen van bepaalde diensten. Misschien ben je gestopt met ondernemen, verhuis je naar een nieuw adres of verandert de structuur van je bedrijf. Wat je reden ook is: het opzeggen van je maatschappelijke zetel bij Staete Vrijdaggevoel is altijd mogelijk — maar wél aan voorwaarden gebonden.

In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je je maatschappelijke zetel correct opzegt, welke verplichtingen daarbij komen kijken en wat wij van jou nodig hebben om je aanvraag vlot en definitief te verwerken.

Opzeggen? Geen probleem, maar wél op de juiste manier

Bij Staete Vrijdaggevoel begrijpen we dat jouw onderneming voortdurend in beweging is. Je situatie verandert, en daar horen soms ook nieuwe keuzes bij. Misschien ga je verhuizen, herstructureren of zelfs je bedrijf stopzetten. Wat je reden ook is, je maatschappelijke zetel bij ons opzeggen is altijd mogelijk. Maar: het moet wel correct verlopen.

Het is belangrijk om te weten dat we jouw opzegging pas formeel kunnen verwerken als deze schriftelijk bij ons is ingediend. Telefonisch contact is mogelijk, maar dit geldt niet als officiële opzegging. We vragen je om je opzegging altijd per e-mail te sturen naar ons team. Vermeld in je bericht duidelijk:

• Je volledige naam en ondernemingsnummer

• De gewenste einddatum van je contract

• Eventueel de reden van opzegging (optioneel, maar handig voor ons)

Na ontvangst van je e-mail ontvang je van ons een bevestiging met daarin de verdere instructies. Je opzegging is geldig vanaf het moment dat je contractuele opzegtermijn is afgelopen. Voor maand-, kwartaal- of jaarabonnementen gelden hierbij de voorwaarden zoals in je originele overeenkomst beschreven.

Let op: Opzeggen is niet voldoende om je contract te beëindigen. Lees hieronder waarom.

Twee voorwaarden: opzeggen én uitschrijving

Opzeggen klinkt eenvoudig, maar is in de praktijk tweedelig: je dient zowel intern bij ons op te zeggen, als extern je registratie bij de KBO aan te passen.

Een schriftelijke opzegging is dus slechts één helft van het verhaal. De andere helft is het wijzigen van het adres bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Zolang jouw onderneming bij de KBO nog staat geregistreerd op ons adres, ben je administratief gezien nog steeds klant — en blijft jouw abonnement doorlopen.

Er zijn twee geldige scenario’s waarmee je jouw maatschappelijke zetel contract definitief kunt beëindigen:

1. Je onderneming wordt stopgezet
   Je schrijft je onderneming volledig uit bij de KBO. In dat geval ontvangen wij een bewijs van uitschrijving als sluitstuk van de opzegging.

2. Je onderneming blijft actief, maar op een ander adres
   Dan hebben wij een geüpdatet uittreksel nodig waarop jouw nieuwe maatschappelijke zetel staat vermeld.

Belangrijk: Zeg je per 1 juni op, maar is je KBO-registratie op 1 juni nog steeds gekoppeld aan ons adres? Dan kunnen we de opzegging niet verwerken. We hanteren altijd de laatst bekende officiële registratie.

Waarom deze voorwaarden belangrijk zijn

De dubbele voorwaarde voor opzegging is geen vorm van bureaucratie, maar een wettelijke noodzaak. Als domicilieverlener — een officiële aanbieder van maatschappelijke zetels — vallen wij onder strikte regelgeving.

Wij zijn verplicht om op elk moment precies te weten welke ondernemingen op ons adres geregistreerd staan. Als jouw inschrijving op ons adres blijft staan, dan zijn wij nog steeds verantwoordelijk voor jouw dossier en postverwerking. En dat betekent dat wij je abonnement niet zomaar mogen beëindigen — ook niet als jij al hebt laten weten dat je opzegt.

Daarnaast geldt: zolang jij ons adres gebruikt voor KvK/KBO-doeleinden, maken officiële instanties, leveranciers en klanten gebruik van dat adres. Zolang dat zo is, kunnen wij niet uitsluiten dat wij post ontvangen of aansprakelijk zijn voor eventuele communicatie namens jouw onderneming.

Daarom vragen we altijd om het officiële bewijs van uitschrijving óf wijziging van je maatschappelijke zetel. Pas dan kunnen wij het contract juridisch en administratief correct afronden.

Zo beschermen we niet alleen onze dienstverlening, maar ook jouw reputatie als ondernemer.

Veelgemaakte fouten bij het opzeggen van je maatschappelijke zetel

Zelfs bij iets ogenschijnlijk eenvoudigs als een opzegging, worden regelmatig fouten gemaakt. Hieronder vind je een overzicht van de meest voorkomende misverstanden — inclusief hoe je ze voorkomt.

❌ 1. Alleen mailen, maar geen adreswijziging doorvoeren bij de KBO
Veel ondernemers denken dat een e-mail naar Staete Vrijdaggevoel voldoende is om hun abonnement stop te zetten. Maar zolang je bedrijf nog op ons adres staat geregistreerd, blijft de overeenkomst gelden. Het adres moet daadwerkelijk gewijzigd zijn bij de KBO.

✅ Wat doe je wél:
Regel eerst je nieuwe inschrijving of uitschrijving via het ondernemingsloket en stuur ons daarna het bewijs.

❌ 2. Uitschrijven zonder bewijs aan te leveren
Zonder bewijs van uitschrijving of adreswijziging kunnen we je opzegging niet verwerken. Een mondelinge afspraak of losse melding is niet voldoende. Wij zijn verplicht dit administratief te onderbouwen.

✅ Wat doe je wél:
Mail ons een bewijs van uitschrijving of inschrijving op een ander adres.

❌ 3. Te laat opzeggen ten opzichte van contracttermijn
Veel klanten realiseren zich niet dat het contract stilzwijgend wordt verlengd als ze te laat opzeggen. Je zit dan vast aan een nieuwe maand-, kwartaal- of jaartermijn.

✅ Wat doe je wél:
Controleer je contract en zeg op tijd op, minimaal 1 maand voor de einddatum.

❌ 4. Onduidelijke communicatie
Een korte mail met alleen “Ik zeg op per 1 juli” is niet voldoende. We hebben je bedrijfsgegevens, ondernemingsnummer en duidelijke bevestiging nodig.

✅ Wat doe je wél:
Gebruik een duidelijke structuur: wie je bent, je ondernemingsnummer, de gewenste einddatum en bijlage met bewijs van uitschrijving.