Waarom een organogram verplicht is bij UBO-verificatie en hoe je het correct aanlevert
Een organogram is een visuele voorstelling van de structuur van een onderneming. In het kader van UBO-verificatie (Ultimate Beneficial Owner) toont een organogram wie de uiteindelijke belanghebbenden zijn binnen jouw bedrijf. Dit is niet zomaar een intern schema voor eigen gebruik, maar een officieel document dat essentieel is voor het voldoen aan de Belgische en Europese wetgeving tegen witwaspraktijken en terrorismefinanciering (Wwft / AML-wetgeving).
In een goed organogram wordt duidelijk weergegeven wie de aandeelhouders zijn, hoeveel procent van het bedrijf ze bezitten, en hoe de eigendomsstructuur zich verhoudt tot eventuele dochterondernemingen of andere vennootschappen, ook in het buitenland. Als je bijvoorbeeld 30% van een Belgische BV bezit, en via een andere buitenlandse vennootschap nog eens 20% indirecte controle hebt, dan dien je dit expliciet weer te geven in het organogram.
Wat is een organogram in het kader van UBO-verificatie?
Voor ons bij Staete Vrijdaggevoel is een volledig en correct ingevuld organogram een verplicht onderdeel van het klantenacceptatieproces. Het helpt ons om te voldoen aan de wettelijke eisen die opgelegd zijn door o.a. de FOD Economie en de Nationale Bank van België. We zijn immers verplicht om te weten wie er achter een onderneming zit vóórdat we een maatschappelijke zetel mogen aanbieden.
Waarom is dit belangrijk? Omdat het niet alleen gaat om formeel aandeelhouderschap, maar om het economisch belang en de controle over een vennootschap. Een UBO is dus niet per se degene die op papier directeur is, maar degene die daadwerkelijk profiteert van de activiteiten van het bedrijf. Dat is precies waar het organogram inzicht in moet geven.
Een fout die vaak gemaakt wordt? Enkel jezelf vermelden en andere UBO's vergeten. Of buitenlandse holdings of tussenstructuren niet meenemen. Let op: ook buitenlandse vennootschappen waarin je 25% of meer bezit, tellen mee — en moeten dus opgenomen worden.
Wanneer is een organogram verplicht?
Het aanleveren van een organogram is niet zomaar optioneel, maar in heel wat gevallen verplicht. Dit vloeit voort uit de wettelijke verplichtingen die ontstaan zijn binnen de Europese antiwitwaswetgeving (AML) en de Belgische implementatie hiervan via de Wwft. Maar wanneer moet je precies een organogram indienen?
In de kern geldt deze verplichting voor elke vennootschap waarin één of meerdere personen meer dan 25% van de aandelen of stemrechten bezitten. Zodra dat het geval is, word je wettelijk gezien een Ultimate Beneficial Owner (UBO), en dat betekent dat je als onderneming of vennootschap verplicht bent om de structuur van jouw organisatie zichtbaar te maken. Niet alleen voor de overheid, maar ook voor externe dienstverleners zoals Staete Vrijdaggevoel.
In de praktijk betekent dit:
Oprichting of inschrijving van een vennootschap bij Staete Vrijdaggevoel? ➤ Organogram vereist.
Je bent een natuurlijke persoon die (in)direct 25% of meer van een onderneming bezit? ➤ Organogram vereist.
De vennootschap heeft meerdere aandeelhouders, ook in het buitenland? ➤ Organogram vereist.
Daarnaast wordt een organogram ook verplicht opgevraagd bij wijzigingen binnen de vennootschapsstructuur. Denk aan:
De toetreding van een nieuwe aandeelhouder.
Wijziging in het eigendomspercentage van bestaande aandeelhouders.
Interne herstructurering waarbij holdings of andere vennootschappen eigenaar worden.
Voor eenmanszaken is het uiteraard niet nodig: je bent per definitie de enige eigenaar. Maar bij vennootschappen zoals een BV, CommV, NV of VOF is het correct aanleveren van een organogram simpelweg onvermijdelijk.
Kortom: zodra er sprake is van (mede-)eigendomsstructuren of aandeelhouders, moet je voorbereid zijn op het aanleveren van een overzichtelijk, actueel en correct organogram.
Voorbeeld 1: Eenvoudig organogram met één holding
In dit eenvoudige scenario is er één privépersoon (Persoon X) die 100% aandeelhouder is van een holding (X B.V.). Deze holding bezit op haar beurt meerdere werkmaatschappijen, elk met een eigen ondernemingsnummer. Dit model is typisch voor een klassieke holdingstructuur waarbij de ondernemer via de holding investeert in meerdere werkmaatschappijen. Het is een overzichtelijke en veelvoorkomende structuur, die eenvoudig in een organogram kan worden weergegeven. Toch blijft het belangrijk om ook hier elke vennootschap apart te vermelden.
Wat moet er allemaal in een organogram staan?
Een goed organogram is overzichtelijk, volledig en wettelijk correct. Maar wat betekent dat in de praktijk? Wat moet je precies aanleveren, en welke informatie mag zeker niet ontbreken?
Het doel van een organogram is om de volledige eigendomsstructuur van een vennootschap in kaart te brengen. Dit betekent concreet:
Alle aandeelhouders of entiteiten met een belang van 25% of meer moeten erin opgenomen worden.
Zowel natuurlijke personen als rechtspersonen (zoals holdings) moeten vermeld worden.
Per aandeelhouder moet duidelijk worden gemaakt:
De naam van de persoon of entiteit
Het percentage van hun belang
Het type controle (direct of via tussenvennootschap)
Het land waar de entiteit is gevestigd
Bij complexe structuren: ook tussenliggende vennootschappen moeten worden weergegeven (zowel binnen- als buitenlandse holdings).
Daarnaast zijn datum en handtekening belangrijke elementen. Het organogram moet de actuele situatie weergeven en wordt best voorzien van een datum van opmaak. Zo is er geen twijfel mogelijk over de geldigheid van de aangeleverde gegevens.
We merken in de praktijk dat veel ondernemers een organogram te simplistisch aanleveren. Ze geven enkel hun eigen naam door, terwijl er meerdere vennoten of aandeelhouders zijn. Of ze vergeten buitenlandse holdings, terwijl die net een cruciale rol kunnen spelen in de eigendomsstructuur.
Samengevat: een goed organogram is transparant, accuraat en juridisch sluitend. Het helpt ons — én jou — om te voldoen aan de wettelijke eisen én geeft een heldere blik op wie écht de touwtjes in handen heeft binnen jouw onderneming.
Voorbeeld 2: Complex organogram met meerdere holdings
Dit voorbeeld toont een complexe bedrijfsstructuur waarbij twee privépersonen (Persoon A en Persoon C) elk 100% eigenaar zijn van hun eigen holdingvennootschap (AB B.V. en CD B.V.). Beide holdings bezitten elk 50% van een gezamenlijke werkmaatschappij (EF B.V.). In dit geval zijn Persoon A en Persoon C indirect UBO van EF B.V. via hun holdings. Dit soort structuren komt vaak voor bij samenwerkingen of joint ventures en vereist een duidelijke visualisatie van de eigendomsverhoudingen. Een correct en volledig ingevuld organogram helpt om de UBO’s (Ultimate Beneficial Owners) nauwkeurig in kaart te brengen.
Waarom vragen wij dit als aanbieder van een maatschappelijke zetel?
Bij Staete Vrijdaggevoel nemen we onze rol als aanbieder van zakelijke inschrijfadressen en maatschappelijke zetels uiterst serieus. Dat betekent ook dat we mee verantwoordelijk zijn voor het naleven van de wettelijke verplichtingen die horen bij het aangaan van een zakelijke relatie — zoals de controle op de UBO-structuur. Het opvragen van een organogram hoort daar rechtstreeks bij.
Volgens de antiwitwaswetgeving (Wwft) zijn wij verplicht om te weten wie de uiteindelijke belanghebbenden zijn van de vennootschappen waarmee we werken. De Belgische wetgeving legt die verantwoordelijkheid niet alleen bij banken en notarissen, maar ook bij dienstverleners zoals wij. Het is dus geen kwestie van willen, maar van moeten.
Bovendien vormt het organogram een essentieel onderdeel van het cliëntenonderzoek dat wij voeren bij elke aanvraag. We toetsen of:
De opgegeven structuur klopt met de realiteit.
Alle aandeelhouders correct zijn opgenomen.
De inschrijving geen schijnconstructie is.
De personen of bedrijven betrokken bij de onderneming geen verhoogd risico vormen.
We beschermen hiermee niet alleen onszelf, maar ook jou als ondernemer. Door proactief te screenen, zorgen we ervoor dat jij je inschrijft op een locatie die legitiem, betrouwbaar en juridisch afgedekt is. We voorkomen op die manier dat onze adressen misbruikt worden voor frauduleuze praktijken, en dat onze klanten ongewild in een grijze zone terechtkomen.
Weet je dat... minder dan 10% van de aanbieders van maatschappelijke zetels in België werkt met een intern juridisch team? Bij Staete Vrijdaggevoel zorgen onze juristen voor continue toetsing aan wet- en regelgeving. Zo garanderen we dat jouw inschrijving niet alleen vlot verloopt, maar ook 100% compliant is met de Belgische normen.
Onze controle op het organogram is dus geen obstakel, maar een waarborg voor de kwaliteit van onze dienstverlening — én voor jouw reputatie als ondernemer.
Wat gebeurt er als je geen organogram aanlevert?
Hoewel de verplichting voor het aanleveren van een organogram wettelijk vastligt, merken we dat sommige ondernemers denken dat ze het kunnen overslaan — of dat een korte samenvatting volstaat. Helaas werkt het niet zo. Zonder volledig en correct organogram kunnen wij je aanvraag voor een maatschappelijke zetel niet in behandeling nemen.
Wanneer een organogram ontbreekt, onvolledig is, of onduidelijk weergegeven wordt, nemen we als eerste stap contact met je op. We vragen om verduidelijking of geven je toegang tot ons sjabloon waarmee je alles correct kunt aanleveren. Vaak merken we dat het ontbreekt aan structuur of dat bepaalde aandeelhouders niet worden vermeld. Bij twijfel zullen we je begeleiden, maar we kunnen het proces niet zomaar voortzetten.
Krijgen we ook na herinnering geen volledig of wettelijk correct overzicht binnen? Dan moeten we de inschrijving weigeren of tijdelijk on hold zetten. In sommige gevallen leidt dit zelfs tot een volledige annulatie van de aanvraag. Dit is vervelend voor beide partijen, maar het is noodzakelijk om onze wettelijke verantwoordelijkheden te kunnen blijven vervullen.
Daarnaast kan een ontbrekend organogram voor problemen zorgen bij de inschrijving van je onderneming bij de KBO, of bij de latere aanvraag van een btw-nummer. Overheidsinstanties kunnen bijkomende vragen stellen of je aanvraag vertragen als de eigendomsstructuur niet duidelijk is.
Samengevat: zonder organogram geen inschrijving — en zonder correcte inschrijving geen geldige maatschappelijke zetel. Het is dus in jouw eigen belang om dit meteen goed aan te leveren.
Tot slot: transparantie als sleutel tot samenwerking
Bij Staete Vrijdaggevoel geloven we niet in standaardformuliertjes of anonieme registraties. Wij willen je écht leren kennen — niet alleen omdat de wet het voorschrijft, maar vooral omdat we samenwerken op basis van vertrouwen.
Het opstellen van een organogram is geen extra hindernis, maar een essentieel onderdeel van een duurzame, legitieme samenwerking. Hoe beter jij aangeeft wie betrokken is bij jouw onderneming, hoe sneller en vlotter wij je kunnen helpen. En dat is uiteindelijk waar het allemaal om draait.
Wil je starten met je inschrijving en heb je hulp nodig bij het opstellen van je organogram? Neem contact met ons op via de chat of bel ons even. Onze juridische collega’s helpen je met plezier op weg.